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10 dicas para organizar o seu tempo

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“Tempo é dinheiro”. Uma frase muito conhecida que mostra o quanto o nosso tempo é precioso e escasso. O nosso tempo é uma preciosidade que temos de aproveitar da melhor forma possível para que possamos tornar-nos mais produtivos e eficientes no cumprimento das nossas tarefas e metas.

10 dicas para organizar o seu tempo

Mas a impressão que dá é que quanto mais coisas temos para fazer, mais curto é o tempo disponível para realizá-las, e que ele nunca é suficiente. O dia tem apenas 24 horas, isso é um facto que não podemos mudar. Porém, existem algumas coisas que podem ser feitas para nos ajudar a organizar e assim administrar e optimizar o nosso tempo, tanto no trabalho quanto no nosso dia-a-dia.

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Por quê administrar o seu tempo?

10 dicas para organizar o seu tempo

A organização e o planeamento permitem que consiga administrar melhor o seu tempo, aumentando a sua produtividade e melhorando a sua eficiência na realização das sua tarefas. A optimização do seu tempo permite realizar mais coisas em menos tempo, diminui a sua ansiedade com as tarefas inacabadas, disponibiliza mais tempo para descanso, o que consequentemente melhora a sua qualidade de vida. Está tudo interligado e por isso administrar o seu tempo é muito importante.

Hoje vamos deixar 10 dicas para organizar melhor o seu tempo. Vamos dividi-las ao meio, 5 dicas para administrar melhor o seu tempo no dia-a-dia e outras 5 dicas para administrar melhor o seu tempo no trabalho.

Dicas de como Administrar Melhor o seu Tempo no dia-a-dia

Primeira dica: Saiba os seus limites e a sua capacidade de produção

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Não adianta programar para realizar mais tarefas do que consegue num determinado prazo. E para isso precisa de ter conhecimento da sua própria capacidade de produção. Por exemplo, deveria saber quantas páginas consegue ler, mais ou menos, por dia, para saber se consegue ler um livro inteiro numa semana. Não adianta pôr no seu planeamento que vai ler o livro todo em 4 dias se na sua velocidade de leitura precisa mesmo de uma semana. Conheça e respeite o seu próprio tempo!

Segunda dica: Faça uma to do list

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Priorize o que é importante e deve ser feito primeiro, crie prazos para as suas tarefas. Pode ser num caderno ou numa aplicação, mas escreva tudo o que precisa de fazer e vá  eliminando o que já foi feito. Não há sensação melhor do que ver uma lista diminuir. Depois de priorizar as suas tarefas será necessário criar curtos, médios ou longos prazos (diários, semanais, mensais ou até mesmo anuais) para a realização e conclusão das mesmas. Colocar prazos nas suas tarefas também vai ajudar a ter foco na conclusão das metas, evitando assim a procrastinação.

Terceira dica: Diga não à procrastinação

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Um dos piores inimigos da produtividade é a procrastinação, aquele hábito horrível que temos de ficar a empurrar as coisas mais para frente, é o velho: “depois eu faço isso”. A falta de atenção e foco nas tarefas são factores que contribuem demais para a procrastinação. Portanto enquanto estiver a realizar algo, nada de telemóvel ou redes sociais, pois eles só atrapalham o seu foco. Faça sempre muito bem as suas tarefas.

Quarta dica: Mantenha o seu ambiente organizado

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É mais fácil concluir uma tarefa quando o ambiente onde vai realizá-la estiver organizado, pois não vai perder o seu foco com a confusão do local e nem vai precisar de se distrair a procurar as ferramentas para realizar as suas tarefas. Será muito mais fácil e o seu tempo será muito mais produtivo se sempre que precisar de concluir algo, tiver as ferramentas organizadas, identificadas e sempre à mão. Por exemplo, quando for cozinhar algo deixe todos os utensílios e ingredientes que for usar na receita separados, onde possa alcançar facilmente para evitar a confusão e a perda de tempo na cozinha.

Quinta dica: Crie hábitos e rotinas

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Se existem tarefas que serão repetidas num padrão, como por exemplo todo o dia, ou toda a semana, fica mais fácil lembrar delas e realizá-las encaixando-as sempre no mesmo momento da sua rotina, pois isso vai possibilitar que elas se tornem um hábito. Quando as tarefas se tornam hábitos, evitamos procrastiná-las e conseguimos concluí-las mais rápido e com menos dificuldade.

Dicas de como Administrar o seu Tempo no Trabalho

Primeira dica: Agrupe tarefas similares

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Fica mais rápido e mentalmente mais fácil realizar tarefas similares juntas. Por exemplo, quando estiver a responder aos seus e-mails foque somente em respondê-los, responda a todos e faça somente isso naquele momento, sem fazer ligações telefónicas no meio ou ir até alguém para solicitar algo. Depois de terminar de responder a todos os e-mails, aí sim vá para as ligações telefónicas e assim por diante. Fazer um mesmo tipo de tarefas facilita manter o seu foco e assim otimizar o seu tempo.

Segunda dica: Aprenda a dizer não e a delegar

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É claro que é muito importante ser proactivo no trabalho, porém é tão importante quanto saber dizer “não” quando for solicitado algo que não tem nada a ver com a sua área ou fora da sua alçada, para que assim tenha tempo suficiente para realizar todas as tarefas que são realmente suas e que somente você pode fazer pela sua empresa. Se mesmo assim não for possível dizer não, saiba delegar. Sabemos que delegar nem sempre é fácil, mas é muito importante aprender a fazê-lo. Delegando correctamente vai conseguir aumentar a produtividade da empresa e ajudar a administrar melhor seu tempo.

Terceira dica: Elimine as distracções

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Uma das coisas que mais tiram o foco e atrapalham a produtividade no trabalho são as redes sociais (instagram, facebook, whatsapp). Evite ao máximo acessá-las enquanto estiver no trabalho. Não deixe janelas de facebook abertas e coloque o seu telemóvel de cabeça para baixo ou onde não consiga ver a sua tela. O ideal é que acesse a essas distracções somente durante as pausas programadas ou na sua hora do almoço. Esse tipo de desatenção pode custar muito mais tempo do que imagina.

Quarta dica: Faça pausas programadas

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Às vezes é complicado manter a concentração numa tarefa por bastante tempo. Mas uma forma de evitar distracções e aumentar a produtividade na execução de tarefas maiores é fazendo pausas programadas  ao longo do tempo. Pode parecer contraditório dizer fazer pausas durante o trabalho para aumentar a sua produtividade e ganhar tempo, mas essa é uma técnica famosa e bem simples chamada Pomodoro. A cada 25 minutos focados na execução de uma tarefa, faz uma pequena pausa de 5 minutos, e depois de quatro tempos focando por 25 minutos faz uma pausa maior. É claro que isso não precisa de ser rígido, pode adaptar esses intervalos da melhor forma, o importante é que as pausas programadas ajudem a focar mais, a melhorar a sua concentração no trabalho e assim administrar melhor o seu tempo.

Quinta dica: Use boas ferramentas para se organizar e planear

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A tecnologia pode atrapalhar e contribuir para a procrastinação quando se trata do uso das redes sociais, por exemplo, mas se utilizadas da forma correcta, existem várias ferramentas tecnológicas que podem ser usadas a seu favor e ajudar muito na organização e planeamento das suas tarefas no trabalho para gerir o seu tempo. Alguns exemplos desses softwares e aplicativos são o Evernote e o Trello. Eles podem ser usados tanto no seu desktop quanto no seu celular corporativo. Use-os sempre da forma que for te ajudar mais!

Outra ferramenta muito eficiente para organização e planeamento é o planner impresso. Nele você vai poder escrever todas as suas tarefas em prioridade, suas metas, seus prazos, lembretes, listas, anotações, tudo que você quiser, e o mais importante é que no planner todas essas informações estarão juntas no mesmo lugar.

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